Help, de data in mijn rapport klopt niet. Of toch wel?
herwerkt op
Je zit aan tafel en iemand zegt het: dit klopt niet. Niet één waarde, maar het gevoel dat een flink deel van je rapport ernaast zit. Vanaf dat moment gaat het gesprek niet meer over de beslissing die je wou nemen.
Dat is het echte probleem. Een fout in een berekening repareer je op een namiddag. Het vertrouwen dat je die dag verliest, kost maanden. En de onderliggende oorzaak is opvallend vaak eenvoudig uit te leggen, zodra je ze gevonden hebt.
Drie plekken waar het meestal misgaat
Het detailniveau. Kijk je naar data die al opgeteld is, dan zit het verschil bijna altijd in wat er onderweg wegviel. Zak af naar het laagste niveau dat je hebt, en vergelijk daar. Negen op de tien keer staat het antwoord er.
De verzameling. Wordt er ergens met de hand ingevoerd, dan ligt de fout daar voor het grijpen. Ook de manier waarop data onderweg gecodeerd of bewerkt wordt, kan iets stilzwijgend laten vallen. Dat vind je niet alleen, daar heb je de mensen bij nodig die de keten beheren.
De definitie. De lastigste, en de meest voorkomende. Er is geen fout. Jullie tellen iets anders. Wat is een actieve klant, telt een annulering mee, hoort een intern order erbij. Zolang daar geen afspraak over is, hebben jullie allebei gelijk en komen jullie er nooit uit.
Het rapport klopt niet, is bijna nooit een uitspraak over het rapport.
Vragen die je stelt voor je begint te zoeken
- Gebeurt het altijd, of af en toe? Bij af en toe zoek je naar het patroon eromheen, bij altijd zoek je in de bron.
- Waarmee vergelijkt de business? Er ligt bijna altijd een tweede lijst op tafel, uit een ander systeem of uit een oudere export.
- Hoe oud is die tweede lijst? En zitten er berekeningen in die de jouwe niet heeft?
- Om welke waarde gaat het precies? Een flink deel van het rapport is geen antwoord waar je mee verder kan.
Die tweede lijst is belangrijker dan ze lijkt. Ze wordt aangevoerd als bewijs, en ze is even vaak fout als de jouwe. Behandel ze dus als wat ze is: een tweede meting, geen ijkpunt.
Filter je een weg naar de oorzaak
Zoeken doe je door weg te laten. Filter tot je nog één afdeling, één maand, één productgroep overhoudt en kijk of het verschil blijft. Zo knip je het probleem in stukken tot er één stuk overblijft waar het misloopt. Dat werkt sneller dan het geheel blijven bekijken en hopen dat er iets opvalt.
En dan het stuk dat niemand graag doet
Zeg wat er gebeurd is. Waar het misging, waarom, en wat je eraan doet. Fouten horen bij mensenwerk, dus neem ze op je in plaats van ze weg te praten.
Dat voelt tegennatuurlijk op het moment zelf. Het is ook het enige wat werkt. Wie een fout toegeeft en uitlegt, bouwt vertrouwen op. Wie hem wegmoffelt, wordt de volgende keer nagerekend, en dan is elk rapport verdacht.
Leg de afspraak over definities vast op een plek waar iedereen ze terugvindt, en zet ze bij het rapport zelf. Dat scheelt je de helft van deze gesprekken, want de helft ervan gaat niet over data.
VertrouwenDatakwaliteitRapportering