Een KPI zonder context is een getal zonder besluit
herwerkt op
Bovenaan bijna elk dashboard staat een rij tegels met grote waarden. Ze zijn er om snel te informeren, voor wie geen tijd heeft om te graven. Meestal doen ze dat niet.
Een tegel met 1,2 miljoen erop is een feit. Alleen kan enkel iemand die dagelijks met die data werkt beoordelen of dat goed nieuws is. De rest kijkt ernaar en kan er niets mee. Je kan het zien, je kan er geen inzicht uit halen.
Waar de tegel vandaan komt
De afkorting staat voor Key Performance Indicator, en het idee is ouder dan de meeste dashboards. Het duikt op in de jaren negentig, met de balanced scorecard van Kaplan en Norton. Hun punt was dat een organisatie meer stuurt dan haar financiën alleen, en dat je die andere onderdelen dus ook meetbaar moet maken.
Die herkomst verklaart meteen wat er vandaag misgaat. Een indicator hoort bij een doel. Zet je hem los van dat doel op een scherm, dan blijft er een waarde over waar niemand een oordeel aan kan hangen.
Een tegel zonder context is een film zonder hoofdrol. Je voelt dat er iets in zit, alleen snap je niet waarover het gaat.
Eén, geef de waarde context
Context betekent dat je er iets naast zet waaraan je kan meten. Een doel, een vorige periode, een vergelijkbare afdeling. Pas dan wordt het antwoord op deze vragen zichtbaar:
- Halen we het doel?
- Hoe verhoudt dit zich tot vorige maand?
- Waar staan we tegenover de rest van de sector?
Zet je diezelfde 1,2 miljoen naast een stijging van 65 procent tegenover vorig jaar, dan voelt dat als goed nieuws. Zet je er ook het doel naast en blijkt dat de helft, dan verandert het gesprek. Twee keer dezelfde waarde, twee keer een ander besluit.
Twee, maak ze hanteerbaar
Een tegel wordt pas echt waardevol wanneer ze zegt wat er te doen valt. Dat vraagt meer werk, want je moet vooruitkijken in plaats van terugblikken.
- Bereken hoeveel verkopen er per dag nodig zijn om het doel te halen.
- Toon welk proces de marge naar beneden trekt.
- Benoem welke categorie het grootste deel van de daling veroorzaakt.
Dat laatste is het verschil tussen een tegel die meldt en een tegel waar iemand morgen iets mee doet.
Drie, hou de drempels eenvoudig
Een tegel met zes drempelwaarden is geen tegel meer, dat is huiswerk. Het hele punt is dat iemand in één oogopslag weet waar hij staat. Drie niveaus volstaan bijna altijd. Let er wel op dat je bereik sluitend is, zodat elke mogelijke waarde ergens in valt.
Vier, spreid ze over je processen
Tien indicatoren op hetzelfde proces zetten voelt grondig en is misleidend. Ze bewegen samen, dus wanneer er één rood kleurt, volgt de rest vanzelf. Je ziet één probleem tien keer, en je mist het probleem dat niemand meet. Dek liever je hele keten af met minder indicatoren per stap.
Kleurcodering hoort bij drempels, en niet bij categorieën. Rood en groen zijn alarmkleuren. Gebruik je ze om afdelingen uit elkaar te houden, dan heb je die alarmfunctie voorgoed weggegeven.
Wat blijft
Tegels verdwijnen niet uit onze dashboards, en dat hoeft ook niet. Ze dragen een kans die de meeste ontwerpen laten liggen: op die paar vierkante centimeter kan een echt inzicht staan in plaats van een waarde. Context, een heldere drempel en een afspraak over wat je precies meet volstaan om het verschil te maken.
KPIDashboardontwerpN.O.V.A.